Openbaarheid, privacy, persoonsgegevens

Voor genealogisch onderzoek wordt gebruik gemaakt van bronnen. Dat kunnen personen zijn (die mondeling of schriftelijk informatie verstrekken), kranten (advertenties en artikelen over personen), persoonlijke documenten (huwelijksboekje, paspoort, persoonsbewijs, bidprentje, geboorte-, trouw- of rouwkaart, correspondentie, testamenten, boedelbeschrijvingen, dagboeken, memoires), voorwerpen (grafzerken, geboortetegels), literatuur, genealogische en heraldische collecties en bovenal archieven. In principe is al het materiaal dat een archiefdienst beheert openbaar. Het mag door iedereen kosteloos ingezien worden. Dat is geregeld in de Archiefwet 1995.
Beheerders van archieven hebben hierin enige vrijheid, zodat de praktijk op diverse plaatsen kan verschillen. Daarnaast zijn er bij wet aparte openbaarheidstermijnen gesteld die gelden voor hele categorieën archieven, zoals de registers van de burgerlijke stand en archieven van notarissen. Hieraan moet iedereen zich houden. Particulieren, zoals families, bedrijven en kerken, vallen niet onder de Archiefwet en kunnen eigen voorwaarden stellen aan de openbaarheid van hun archief. Stukken die eigenlijk nog niet openbaar zijn, kunnen na overleg met de beheerder vaak toch voor een bepaald onderzoek worden gebruikt. De beheerder kan dan voorwaarden stellen, zoals een verklaring van de onderzoeker dat deze geen namen openbaar zal maken.

Openbaar zijn alle geboorteregisters tot en met 1907, de huwelijksregisters tot en met 1927 en de overlijdensregisters tot en met 1957. In enkele gemeenten worden andere data gehanteerd. Van de gegevens die in de akten in deze registers staan mag iedereen kennis nemen. Verder zijn er de bevolkingregisters, die in veel gevallen tot 1939 volledig openbaar zijn en waarin ook geboorte- en huwelijksgegevens staan. Ook hiervan mag iedereen kennis nemen. Geheel of gedeeltelijk openbaar zijn ook de testamenten van personen die voor 1957 zijn geboren en zijn overleden voor 1977, terwijl over een bepaalde periode zelfs belastinggegevens gewoon openbaar zijn. En dan zijn er nog de persoonskaarten van alle mensen die tussen 1938 en 1994 zijn overleden en de persoonslijsten van de overledenen tot dit jaar. Ook hierin staan tal van gegevens. Al deze archiefgegevens, aangevuld met de mondelinge of schriftelijke informatie door personen, advertenties, circulaires, artikelen en gegevens van andere genealogische bestanden, maken dat van iedereen allerlei zaken bekend zijn. Niet iedereen wil zijn of haar persoonlijke gegevens aan de openbaarheid prijs geven, maar hieraan valt in de genealogie niet te ontkomen. In genealogische publicaties is het geoorloofd gegevens op te nemen van nog levende personen, echter uitsluitend wanneer deze gegevens de genealogie ten doel hebben. Dat betekent dat feiten als geboorten, huwelijkse zaken (of andere samenlevingsvormen), woonplaats, erkening, beroep, religie en familierelaties vermeld mogen worden.

Met de privacy op internet is het anders gesteld. Zodra iets op internet staat kan iedereen, wereldwijd, de gegevens van het net plukken en gebruiken voor allerlei doeleinden. Vandaar dat met genealogische publicaties op Internet voorzichtiger wordt omgesprongen. Zo hanteren veel genealogen de regel dat terughoudendheid betracht wordt met het publiceren van gegevens van personen, waarvan een sterk vermoeden bestaat dat zij nog leven en dat de gegevens de privacy ernstig kunnen aantasten. Sommige genealogen publiceren van stambomen personen maar tot een bepaalde periode en laten nog levende personen weg. Ook op mijn website kunt u gegevens zien die, omwille van de privacy, niet volledig zijn. In het geval van mijn website vindt u alleen de naam.